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Manual

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Manuel IBANC Software - Version 2.0.36

IBANC contient de nombreuses options vous facilitant les prélèvements par lots en évitant les erreurs. Les normes concernant les prélèvements sont devenues plus complexes suite à l’introduction de SEPA. N’hésitez pas à consulter votre banque afin d’obtenir plus d’informations sur les normes SEPA. Vous trouverez égaelement des informations utiles sur le site de l’European Payments Council (EPC) :

Ce manuel d’utilisation vous informe de toutes les caractéristiques d’IBANC.

1 Logiciel IBANC - Introduction

Le logiciel IBANC est une solution idéale qui vous permet de créer facilement vos prélèvements et virements européens. Les principes de base d’IBANC sont les suivants :

  • Éviter des transactions incorrectes (Notamment concernant les prélèvements)
  • Importer simplement les données de sources divers.
  • Gérer efficacement vos les données de vos clients avec entre autres la gestion des groupes
  • Enregistrer et gérez des mandats conformes aux normes SEPA

Toutes les informations qui concernent vos clients seront enregistrées dans votre carnet d’adresses. Ces informations permettront de contrôler les erreurs pouvant être commises lors de vos transactions. Le carnet d’adresses contient aussi des informations concernant les mandats émis. Il permet donc de réaliser des lots de prélèvements très rapidement. Il est alors possible d’importer vers IBANC une liste de numéros IBAN ou différents montants. Le logiciel complètera alors automatiquement les informations du carnet d’adresses.

2 Commencer avec IBANC

2.1 Activer la licence

Suite à votre commande, vous recevrez un e-mail contenant des instructions de téléchargement du logiciel. Exécutez le fichier téléchargé et IBANC s’installera automatiquement.

Vous pouvez maintenant double-cliquer sur l’icône IBANC qui s’affiche sur votre bureau.

Lors de la première utilisation du logiciel, vous devrez entrer la clé d’enregistrement contenu dans l’e-mail d’instruction. Si vous rencontrez des difficultés lors de cette étape, veuillez vérifier vos paramètres de protection antivirus ou les paramètres du système. Il vous suffira d’autoriser la connexion du logiciel à votre ordinateur.

2.2 Compléter votre profil

Lorsque vous aurez entré votre clé d’enregistrement, il vous sera demandé de remplir vos données bancaires.

Il vous sera tout d’abord demandé de remplir vos données d’identification (ID) de Créancier. Si vous ne voulez pas faire de prélèvement, ceci n’est pas nécessaire. Dans la Figure 1 vous pouvez voir à quoi l’écran ressemble.

Figure 1
Figure 1: Remplir le contrat direct débit

L’identification de créancier commence avec FR pour la France, suivi par deux chiffres, suivi par "ZZZ" puis une séquence de chiffres. Attention ! ceci n’est pas votre numéro IBAN !

Quand vous cliquez sur "suivant", vous pouvez remplir vos données bancaires. Si vous aviez rempli votre adresse dans l’écran précédent, ces données seront automatiquement transférées. Bien sûr, vous pouvez faire des ajustements. Dans ce tableau, vous pouvez compléter votre numéro RIB. Nous vous recommandons de laisser ces champs vides. IBANC pourra dériver automatiquement ces détails à partir de votre IBAN s’il est valide. Dans la Figure 2 vous pouvez voir un exemple de données bancaires remplies dans le logiciel.

Figure 2
Figure 2: Remplir le contrat direct débit

Quand vous avez fini de remplir les données, cliquez sur "Ok". Vous serez dirigé vers l’écran général du logiciel IBANC.

2.3 Le premier prélèvement

Nous vous conseillons d’effectuer le premier prélèvement manuellement, afin que vous sachiez quelles informations sont nécessaires à la transaction.

Cliquez sur "Nouveau" dans l’écran de "prélèvements" (partie gauche). Ici, vous pouvez faire un nouveau prélèvement.

Dans l’information du lot, vous pouvez remplir une description. Cette description ne sera pas connue de votre banque.

Si vous n’avez qu’un numéro de compte, celui-ci sera rempli automatiquement. Si vous en avez plusieurs, cliquez sur la loupe à droite du champ IBAN pour confirmer votre choix.

Vous avez maintenant rempli votre numéro IBAN. Assurez-vous que tous les champs de vos données bancaires soient remplis. Si ce n’est pas le cas, remplissez toutes vos données. Ceci est possible, en cliquant sur ’Fichier’, puis ”propres comptes bancaires”, dans le menu général. Au-dessus de la liste des transactions, (qui est maintenant vide) cliquez sur“Nouveau”. Remplissez les données suivantes :

  • Date de prélèvement : Remplissez ici la date à laquelle vous voulez faire l’encaissement. IBANC la postdate de cinq jours.
  • Montant : Remplissez ici -le montant du prélèvement, par exemple : 123,45.
  • Description : Entrez ici la description de la transaction. Par exemple “Test”. Ce champ n’est pas obligatoire.
  • Référence structurée de créancier : Dans ce champ, remplissez la référence du pays créancier. Ceci doit être une référence correspondante au symbole de la monnaie ou au symbole ’ISO’. Nous vous conseillons de ne pas remplir ce champ, à moins que vous soyez certain d’en avoir besoin. Quand ce champ est rempli, la description n’est pas utilisée.
  • Type de prélèvement : Choisissez “Premier”, s’il s’agit du premier prélèvement.
  • IBAN du débiteur : Remplissez “FR13TEST0123456789” en cas de test.
  • BIC du débiteur : Remplissez ici "TESTFR01". Ce n’est pas un champ obligatoire pour les transactions domestiques.
  • Nom du débiteur : Remplissez “Nom test”.
  • Pays du débiteur : Choisissez le pays du débiteur.
  • Mandat ID : Remplissez ici “TESTID001”. Vous pouvez créer l’ID mandat vous-même, mais celui-ci doit être unique pour chaque client.
  • Date de signature du mandat : Remplissez ici la date de signature du mandat de prélèvement. Pour des mandats existants avant SEPA, remplissez le 1er novembre 2009.

Maintenant votre transaction ressemble à la Figure 3.

Figure 3
Figure 3: Prélèvement par lot sans données dans le carnet d’adresses.

Cliquez sur “Ok”. Maintenant vous voyez une nouvelle transaction dans la liste. Vous voyez une croix rouge. Ceci veut dire que la transaction n’est pas encore prête à être exportée. Avec le curseur de votre souris, vous pouvez voir ce qui n’est pas encore completé. Un texte apparaîtra, avec l’explication sur la transaction et ses défauts. Dans notre cas, le numéro de compte ne correspond pas avec le carnet d’adresses. Ceci est correct : il n’y a pas encore de données dans le carnet d’adresses. Vous pouvez facilement transmettre des données dans le carnet d’adresses en cliquant sur la transaction, puis sur ”Plus”. Ensuite, sélectionnez ”Copier dans le carnet d’adresses”. Confirmez votre choix. Maintenant une marque verte apparait sur l’écran, à gauche du prélèvement. La transation est prête pour l’exportation SEPA. (Figure 4).

Figure 4
Figure 4: Lot de prélèvements avec des transactions validées

Avec cette méthode, vous pouvez faire autant de transactions que vous voulez. Pour exporter des prélèvements vers le format SEPA, cliquez sur ”Exporter vers SEPA”. Cliquez sur ”Ok”, vous verrez directement la notification indiquant que l’exportation a réussi. Vous avez la possibilité de sauvegarder le fichier XML sur votre ordinateur. Vous pouvez envoyer ce fichier à votre banque. Attention : N’envoyer pas le fichier d’exemple à votre banque.

2.4 Le prélèvement suivant

Si le dernier fichier est toujours ouvert, fermez-le en cliquant sur ”OK”. Maintenant, nous allons procéder au prochain prélèvement, avec le même numéro de compte et le même mandat.

Créez un nouveau prélèvement en cliquant sur ”Nouveau” et remplissez une transaction en cliquant sur ”Nouveau” sur l’écran des prélèvements. Ajoutez un montant, par exemple ”321,45”, puiz ajoutez une description. Ensuite, cliquez sur la loupe à droite du champ ”IBAN du débiteur”. Vous pouvez maintenant choisir un numéro de compte, puis confirmez(Figure 5) avec “Ok”. Choisissez le même numéro de compte que pour le test.(FR13TEST0123456789).

Figure 5
Figure 5: Sélection d’un numéro de compte d’un carnet d’adresses.

IBANC retrouve l’ID de créancer automatiquement. Cliquez sur "Ok".

Il y a une croix devant la transaction. Si vous mettez le curseur sur la croix, vous voyez que la dernière transaction était du type ”premier”. IBANC ne sait pas encore si la transaction a été gérée correctement par la banque. Cliquez sur "Remplir automatiquement". Avec ce bouton, vous pouvez résoudre les problèmes simples. Confirmez les changements dans le carnet d’adresses, puis confirmez que la dernière transaction a eu lieu. Bien évidemment, quand vous faites une transaction réelle avec la banque, vous devez être sûr que c’est bien le cas. Après la confirmation, une marque verte apparait à gauche de la transaction. Vous pouvez maintenant exporter le lot vers SEPA, en cliquant sur "Exporter vers SEPA".

Attention : Au cas où la première transaction a été rejetée par la banque, choisissez quand même le type ”premier”. Vous pouvez le faire la façon suivante :

  1. Ouvrez la transaction (en double-cliquant, ou en sélectionnant la transaction, puis en cliquant sur ”modifier”.)
  2. Changez le type en “Premier”.
  3. Cliquez sur Ok.
  4. Le type de prélèvement n’est plus conforme au carnet d’adresses. Vous pouvez résoudre ceci en copiant les données dans le carnet d’adresses.
  5. Sélectionnez la transaction et cliquez sur ”Importer vers le carnet d’adresses” (sous le bouton “Plus”).

Une marque verte indique maintenant que le lot peut être exporté.

Attention : Informez-vous sur les mandats SEPA. Pour plus d’informations, contacter votre banque.

2.5 Le premier paiement.

Il est facile d’effectuer des paiements SEPA. La procédure est la même qu’avec les prélèvements, mais vous n’avez pas à faire les mandats. Vous avez besoin d’un code IBAN, un nom et d’un montant. Il est préférable d’utiliser une description, pour que vous puissiez retrouver la transaction sur le relevé.

Comme pour les prélèvements, il est possible d’utiliser le carnet d’adresses pour chercher des numéros de compte. Pour être sûr d’entrer les données correctement, valider les transactions depuis le carnet d’adresses. Ceci est moins important que pour les prélèvements, et vous pouvez décocher la case : ”validation rigoureuse en utilisant le carnet d’adresses.” Si vous fermez un lot, et rouvrez le même lot, la validation sera cochée.

3 Configurer IBANC

Pour utiliser IBANC, vous devez remplir les données de votre propre compte bancaire. Si vous avez un contrat de prélèvements automatiques avec votre banque, remplissez en les données dans IBANC. Dans la section 2 nous expliquons comment remplir vos données lorsque vous commencez à travailler avec le logiciel.

Ultérieurement, vous pourrez modifier les données que vous avez rempli, que ce soit votre numéro de compte, ou votre contrat de prélèvements automatique avec votre banque (vous ne pouvez remplir plusieurs numéros de compte que si vous avez l’édition Business ou Ultimate).

3.1 Contrat de prélèvements avec votre banque

En cliquant sur "Fichier" sur le tableau principal, vous verrez apparaître l’option "contrat prélèvements automatiques avec les banques". Cliquez dessus pour accéder au contrat de prélèvement avec votre banque. Les options suivantes s’afficheront (Figure 6) :

  • Nouveau. Introduisez le contrat de prélèvements avec votre banque dans IBANC.
  • Modifier. Modifiez le contrat de prélèvements avec votre banque. Sélectionnez le numéro de compte que vous souhaitez modifier en cliquant sur ’modifier’.
  • Supprimer. Supprimez un contrat de prélèvements avec votre banque. Cette option n’est valable que si le contrat n’est attribué à aucun de vos propres comptes bancaires.
Figure 6
Figure 6: Vos contrats de prélèvements avec la banque

Dans la Figure 7 se trouve un exemple de contrat de prélèvements automatiques rempli correctement.

Figure 7
Figure 7: Exemple d’un contrat débit direct

L’ID de Créancier est un code fourni par votre banque. Attention ! Votre ID de Créancier n’est pas le même que votre code IBAN !

3.2 Propres comptes bancaires

En cliquant sur "Fichier" sur le tableau principal, vous verrez appaître la mention "Vos comptes bancaires". Sélectionnez-là pour afficher vos comptes bancaires. Sur l’écran qui apparaît, vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer un compte bancaire. (Figure 8).

Figure 8
Figure 8: Vos comptes Bancaires.

Pour ajouter ou modifier un compte bancaire, complétez les données suivantes (Figure 9) :

  • IBAN. Ceci est votre code IBAN. Si vous connaissez pas votre code, consultez vos relevés bancaires.
  • BIC. Ceci est le code qui désigne votre banque. IBANC peut généralement retrouver le code BIC. Cliquez sur "Trouvez" pour remplir automatiquement le BIC. En cas d’erreur, vous pouvez le remplir manuellement.
  • Pays de la banque. Ceci correspond au pays où vous possédez votre compte bancaire. En général, il n’est pas nécessaire de remplir ce champ. Il sera dérivé automatiquement à partir de votre IBAN.
  • Numéro de compte. Ceci est votre ancien numéro de compte. La longueur de ce numéro dépand du pays de la banque. En principe, il n’est pas nécessaire de compléter ce numéro. Cependant, vous pouvez vous en servir pour dériver l’IBAN si vous complétez également les autres informations (à savoir code banque, code guichet et clé RIB). Dans certains pays, comme la France, l’ancien numéro de compte et les autres composantes sont écrits en une seule séquence (RIB). Par example, "12345 12345 12345678901 12" est un numéro de compte français en séquence qui consiste en un code banque, un code guichet, un numéro de compte et une clé RIB. Si vous rentrez ce code dans le champ numéro de compte, et que vous sélectionnez "France" dans le champ du pays de la banque, IBANC séparera automatiquement les différentes composantes et remplirera automatiquement les champs correspondants (après que vous ayez cliqué sur "Ok"). Attention ! Si vous rentrez les données bancaires manuellement, utilisez de préférence l’IBAN. IBANC peut détecter toutes les fautes de frappe et erreurs dans un IBAN. Dans ce cas, un signal d’avertissement apparaîtra dans le coin supérieur gauche du champ IBAN. Par contre, IBANC ne procèdera pas à une vérification des anciens codes bancaires et RIB.
  • Code banque. Ce code sera déterminé par IBANC à partir de l’IBAN. Si vous n’avez pas complété l’IBAN et le BIC, ce champ peut être utilisé en combinaison avec les autres codes anciens codes afin de dériver l’IBAN automatiquement grâce à IBANC.
  • Code guichet. Certains pays, comme la France, utilisent un code guichet (branch code) en plus du code banque.
  • Clé RIB. Certains pays, comme la France, utilisent une clé de vérification (Check code, ou clé RIB pour la France). Attention ! IBANC ne procèdera pas à une vérification de la clé de vérification.
  • Email. Votre adresse email.
  • Adresse. Votre adresse.
  • Format du virement à exporter. Choisissez l’option qui correspond le mieux à votre banque.
  • Format du prélèvement à exporter. Choisissez l’option qui correspond le mieux à votre banque.
  • ID de Créancier. Vous pouvez liez vos données de compte bancaire à votre ID de créancier. Cliquez sur la loupe pour choisir le contrat correspondant. Cliquez sur la croix rouge pour supprimer le lien.
Figure 9
Figure 9: Remplir les données de votre numéro de compte.

En cliquant sur le bouton "Avancé", vous pouvez configurez quelques options supplémentaires. Ne changez ces configurations que si vous êtes certains que cela est nécessaire. Ces options sont :

  • ID de l’Organisation. Certaines banques demandent cette information supplémentaire dans le fichier SEPA XML. Cela concerne les éléments suivants dans le fichier XML : 123456 Ne remplissez ce champ que si votre banque vous a explicitement demandé de le faire.
  • Ignorez le BIC pour les transactions domestiques. Si vous désactivez cette option, IBANC nécessitera un BIC pour toutes les transactions. Lorsque cette option est active (par défaut elle l’est), alors IBANC vous permettra d’omettre le BIC pour les transactions domestiques. Si IBANC peut dériver le BIC à partir de l’IBAN, celui-ci (le BIC) sera automatiquement inclus dans le fichier XML sans tenir compte du statut de cette option.

Si vos données sont remplies correctement, vous pouvez cliquer sur ’OK’, pour sauvegarder vos modifications.

3.3 Réglages

Dans le menu “Fichier” choisissez l’option “Réglages”. Vous pouvez modifier les réglages du logiciel IBANC (Figure 10) :

  • Langage. Vous pouvez choisir la langue de IBANC. SI vous modifiez la langue, quittez le logiciel IBANC pour valider le changement.
  • Vérifier les mises à jour. Avec ceci, vous pouvez voir si une mise à jour est disponible.
  • Afficher astuces. Si cette option est cochée, vous recevrez des astuces en cas d’erreur. Quand vous aurez plus d’expérience avec IBANC, il sera possible de décocher cette case.
  • PDF Exporter trier l’ordre. Avec cette option, vous pouvez configurer l’ordre de tri lorsque un lot exporté est sauvé en tant que fichier PDF.
  • Autorisé COR1 SDD pour tous les formats d’exportation. Certains pays supportent le schéma COR1. Pour la plupart des formats d’exportation, IBANC indiquera une erreur si vous sélectionnez COR1 dans une transaction. Si vous activez cette option, IBANC autorisera COR1 pour tous les formats d’exportation. Attention ! Il est fort probable que votre banque rejette les transactions COR1. N’utilisez donc cette option que si vous êtes certain de savoir de quoi il s’agit et si vous êtes certain d’en avoir besoin.
Figure 10
Figure 10: Changer les configurations

4 Le carnet d’adresses

Dans le carnet d’adresses, vous pouvez entrer vos relations et leurs comptes bancaires. IBANC utilise ce carnet d’adresses pour valider vos transactions, ce qui est important, notamment pour vos prélèvements.

Une question récurrente est : Est-il possible d’utiliser un numéro de compte plusieurs fois dans le carnet d’adresses. La réponse est non. IBANC considère le numéro de compte comme unique qui ne peut être appliqué qu’une seule fois. Si vous désirez faire une distinction entre deux transactions venant d’un seul numéro de compte, vous devez faire une distinction claire dans la description de la transaction. Par exemple, vous pouvez utiliser la description ’Côtisation d’Antoine’ et pour l’autre transaction ’Côtisation de Marcel’.

Dans le carnet d’adresses d’IBANC vous pouvez gérer vos comptes et vos mandats d’encaissements. Sur cet écran, vous pouvez aussi ajouter des numéros de comptes aux groupes.

4.1 Entrer des numéros de comptes

Ouvrez le carnet d’adresses avec l’option “Fichier” . puis : “Carnet d’adresses” . Un example d’un carnet d’adresse (vide), dans la Figure 11.

Figure 11
Figure 11: un carnet d’adresses vide

Cliquez sur “Nouveau” pour ajouter un nouveau compte. Dans la Figure 12 vous trouverez un exemple d’un compte avec le numéro IBAN et le code BIC déjà remplis.

Figure 12
Figure 12: Un compte avec codes IBAN et BIC

Au minimum, vous devez remplir les informations suivantes afin de pouvoir créer des virements et des prélèvements automatiques.

  • IBAN. Entrez un IBAN valide dans ce champ. IBANC vérifie que le format de l’IBAN corresponde aux normes du pays en question et peut détecter la plupart des erreurs ou fautes de frappe. Si un signal de danger est visible dans le coin supérieur gauche, cela signifie que l’IBAN est incorrect.
  • Nom. Le nom du titulaire du compte bancaire. Ce champ est obligatoire.
  • BIC. Pour certains pays, le BIC sera complété automatiquement en cliquant sur le bouton "Ok". Pour les autres pays, dont la France, vous devez rentrer le BIC manuellement (pas obligatoire pour les transactions domestiques). La longueur du BIC est de 8 à 11 caractères.

Par défaut, le pays de la banque et le pays du titulaire du compte bancaire sont dérivés à partir de l’IBAN. Si vous devez introduire un autre pays, vous pouvez le faire manuellement. Par exemple, cela peut être nécessaire si vous vivez en Belgique (code pays BE) mais que vous possédez un compte bancaire en France (code pays FR). Le pays de la banque devra alors être la France. En plus de cela, vous pouvez introduire des coordonnées et informations plus détaillés. Vous pouvez également remplir les informations par défaut pour les virements. Pour les prélèvements automatiques, ces données seront conservées dans les informations de mandat. La Figure 13 vous montre un exemple d’un ancien numéro de compte pour lequel le numéro IBAN et le code BIC ne sont pas encore attribués. Attention ! Dans cette situation, vous devez introduire le pays vous-même car IBANC ne peut pas le dériver à partir de l’IBAN. IBANC ne peut pas déterminer l’IBAN à partir de cette information. Par contre, si vous introduisez toutes les informations manquantes (code banque, code guichet et clé RIB), IBANC sera en mesure de déterminer automatiquement l’IBAN lorsque vous cliquerez sur "Ok". Attention ! Les fautes de frappe ne sont pas détectées lorsque vous entrez des anciens numéros de compte et RIB. C’est pourquoi nous vous recommandons, si possible, de toujours introduire l’IBAN. IBANC peut alors le valider, évitant ainsi les fautes de frappe.

Figure 13
Figure 13: un numéro de compte sans IBAN en BIC

Après avoir confirmé le dernier enregistrement avec "ok", votre carnet d’adresses sera conforme à la Figure 14. Si le numéro IBAN n’est pas entré correctement, le champ sera marqué en rouge.

La conversion des anciens numéros de compte et RIB en IBAN est possible dans la majorité des cas. Cependant, soyez prudent lorsque vous introduisez des anciens numéros et RIB parce que IBANC ne peut valider leur conformité. Introduire l’IBAN doit toujours être la méthode privilégiée.

Si vous créez un nouveau contact dans le carnet d’adresse, vous pouvez sélectionnez le pays de la banque. Cela va activer certains champs et en désactiver d’autres. Par exemple, pour la France, cela activera les champs "numéro de compte", "code banque", "code guichet" et "RIB". Si vous remplissez ces champs et que vous cliquez sur "Ok", l’IBAN sera automatiquement déterminé par IBANC. Dans certains pays, comme la France, l’ancien numéro de compte et les autres composantes sont écrits en une seule séquence (RIB). Par example, "12345 12345 12345678901 12" est un numéro de compte (RIB) français en séquence qui consiste en un code banque, un code guichet, un numéro de compte et une clé RIB. Si vous rentrez ce code dans le champ numéro de compte, et que vous sélectionnez "France" dans le champ du pays de la banque, IBANC séparera automatiquement les différentes composantes et remplirera automatiquement les champs correspondants (après que vous ayez cliqué sur "Ok"). Assurez-vous que vous importez les numéros IBAN, en non pas les anciens numéros de compte.

Figure 14
Figure 14: Un carnet d’adresses avec deux numéros de comptes.

4.2 Importer et exporter des comptes

Tous les comptes du carnet d’adresses peuvent être importés ou exportés facilement afin d’être convertis en fichier CSV ou Excel. Fabriquer un profil d’import fonctionne de la même manière que l’import des transactions (voir section 4.1). Pour le carnet d’adresses, vous avez la possibilité d’importer vos données et de les actualiser. Vous avez le choix d’ajouter uniquement les nouveaux numéros de comptes, ou d’ajuster les comptes existant. Si vous importez seulement les comptes existantes, vous avez le choix d’ignorer les champs vides avec l’import, ou d’importer quand même ces champs vides.

4.3 Mandats

Si vous désirez faire des prélèvements SEPA, vous devez recevoir un mandat de la personne dont vous voulez faire un encaissement. Cette information concernant le mandat doit être enregistrée dans IBANC, parce qu’il est nécessaire de notifier votre banque pour chaque transaction. Il est important que vous soyez au courant des règles concernant les prélèvements SEPA. Pour plus d’informations, nous vous conseillons de visiter le site suivent : (www.fbf.fr).

Sur ce site, vous trouverez des informations sur les prélèvements européens, et la meilleure façon d’aider vos clients en cas de question. Votre banque pourra également vous procurer de plus amples informations à ce sujet.

Dans IBANC, vous pouvez créer un nouveau mandat en sélectionnant un numéro de compte dans votre carnet d’adresse, puis en cliquant ensuite sur "Nouveau", sous la liste des mandats, dans l’écran ’Numéro de compte’. (voir Figure 13). Ensuite, vous pouvez remplir vos données de mandats. La Figure 15 vous donne un exemple d’un numéro de mandat rempli correctement.

Figure 15
Figure 15: Un Mandat SEPA

Vous pouvez remplir les champs suivants :

  • ID Créancier. Ici vous pouvez à partir d’une liste, sélectionner votre ID de créancier. Si vous ne possédez qu’un seul contrat de prélèvement avec votre banque, votre ID créancier sera rempli automatiquement. Vous pouvez modifier votre ID Créancier en cliquant sur la loupe à droite du champ.
  • ID de Mandat. Ceci est un code unique pour le mandat. Vous devez choisir le numéro vous même. Les possibilités sont par exemple le numéro de membre, ou le numéro de client. Si vous avez plusieurs mandats par numéro de compte, vous pouvez combiner le second mandat avec le numéro de client suivi d’un autre numéro, par exemple la date. (exemple “12345-01-12-2013”).
  • Date de signature de mandat. Ceci est la date à laquelle le débiteur a signé le contrat de prélèvement SEPA. Attention ! Pour les contrats de prélèvements signés avant l’implémentation du SEPA ; vous devez utiliser la date du 1er novembre 2009. .
  • Type de prélèvement. Vous pouvez choisir entre ’Premier, ’Récurrent’, ’Final’, ou ’Ponctuel’. Pour les prélèvements SEPA il est obligatoire que la première transaction d’un contrat courant soit marquée comme ’Premier’. Par la suite, les prélèvements doivent être marqués comme ’Récurrent’ IBANC change le type de séquence automatiquement de ’premier’ à ’Récurrent’, quand le type de séquence ’Premier’ a été exporté. Pour les prélèvements ponctuels choisissez “Ponctuel”. Attention ! Vous ne pouvez utiliser l’ID de mandat qu’une seule fois pour les prélèvements ponctuels. Si vous voulez faire un nouveau prélèvement, choisissez un nouveau ID de mandat unique.
  • Raison. Ici vous pouvez enregistrer la raison du prélèvement. Ce champ n’est pas lisible sur le relevé bancaire de votre client.
  • Statut. Dans ce champ vous avez les différentes possibilités : Actif. C’est un mandat qui peut être utilisé. Normalement, c’est le statut qui doit être sélectionné. Envoyé en premier. Ceci est un mandat pour lequel la transaction de prélèvement a été exportée vers la banque, sans que la transaction ne soit confirmée. Ce statut n’a pas d’importance pour vous. Utilisé une seule fois. Ceci est un mandat ponctuel qui a éte utilisé dans le passé et ne peut être réutilisé. L’enregistrement des historiques de mandats vous permet de ne pas utiliser un mandat ponctuel plusieurs fois. Non actif. Ceci est un mandat qui n’est plus utilisé. Par exemple un contrat qui est terminé.
  • Actif. C’est un mandat qui peut être utilisé. Normalement, c’est le statut qui doit être sélectionné.
  • Envoyé en premier. Ceci est un mandat pour lequel la transaction de prélèvement a été exportée vers la banque, sans que la transaction ne soit confirmée. Ce statut n’a pas d’importance pour vous.
  • Utilisé une seule fois. Ceci est un mandat ponctuel qui a éte utilisé dans le passé et ne peut être réutilisé. L’enregistrement des historiques de mandats vous permet de ne pas utiliser un mandat ponctuel plusieurs fois.
  • Non actif. Ceci est un mandat qui n’est plus utilisé. Par exemple un contrat qui est terminé.
  • Montant par défaut. Ceci est le montant par défaut qui sera rempli automatiquement quand la transaction du mandat est sélectionnée. S’il y a une transaction avec un autre montant, (par exemple importée par Excel) le nouveau montant ne sera pas supprimé et remplacera le montant par défaut.
  • Description par défaut. Ceci est la description par défaut qui sera remplie quand vous sélectionnez ce mandat pour une transaction. De même que pour le montant, une description existante ne sera pas remplacée.
  • Référence de créancier par défaut. Ceci est la référence du créancier qui sera remplie quand le mandat est sélectionné pour une transaction. Une référence de créancier existante ne sera pas remplacée. Attention ! N’utilisez ce champ seulement que si vous êtes au courant des règles et normes ISO pour la référence du créancier et si vous êtes certains d’en avoir besoin.

4.4 Groupes

En utilisant les groupes, vous pouvez facilement ajouter plusieurs numéros de comptes à un lot de prélèvements. Si vous modifiez les données d’un numéro de compte, vous pouvez voir, sous la liste des mandats, les groupes sous lesquels le compte est enregistré. Il est possible d’ajouter un numéro de compte plusieurs fois dans un groupe. Vous avez ainsi la possibilité de faire plusieurs prélèvements sur un seul numéro de compte, par exemple si vous prélevez plusieurs membres d’une même famille. Utilisez alors une description différente pour chaque membre, et éventuellement un tarif diffèrent, afin de distinguer vos transactions.

Depuis l’écran général, vous pouvez utiliser l’option "Groupes" dans "Fichier". Si vous cliquez sur "Groupe", un nouvel écran s’ouvre. (Figure 16).

Figure 16
Figure 16: Les groupes

En cliquant sur "Nouveau", vous pouvez créer un groupe. Vous pouvez modifier des groupes existants en cliquant sur "Modifier". Si vous créez un groupe, un écran apparaît dans lequel vous pouvez modifier le groupe. (Figure 17).

Figure 17
Figure 17: Un nouveau groupe

Nommez le nouveau groupe. Ce nom doit être unique. Vous avez le choix de définir le groupe comme disponible pour des prélèvements ou pour des virements. En décochant la case "Utiliser pour le virement", vous vous assurez que vous n’utiliserez jamais ce groupe pour des virements par lot.

Dans le bas de l’écran vous pourrez ajouter, modifier ou supprimer des membres dans ce groupe. Il est possible d’importer des groupes à partir de fichiers CSV ou Excel. Pour ajouter un membre dans le groupe, cliquez sur "Ajouter", et sélectionnez le numéro de compte que vous voulez ajouter. Ensuite, un écran apparaîtra, dans lequel vous pourrez ajuster les valeurs par défaut de ce membre pour les transactions spécifiques à ce groupe. (Figure 18).

Figure 18
Figure 18: Données pour les membre d’un groupe

Vous pouvez remplir les champs qui seront utilisés par défaut quand vous faites des prélèvement ou virements par lot :

  • Description de prélèvement.
  • Référence créancier (N’utilisez qu’en cas de Norme de ISO).
  • Montant de prélèvement (en EUR).
  • Description du virement.
  • Montant du virement (en EUR).

Vous n’êtes pas obligé de remplir ces champs. Ils restent vides quand vous faites vos prélèvements et lorsque vous ajoutez des groupes dans le lot de prélèvements. Si vous ajoutez un groupe dans un prélèvement par lot, vous avez la possibilité d’ajouter un montant par défaut pour le groupe. Si vous le remplissez, le montant sera utilisé pour le groupe entier, et non pas le montant que vous avez rempli au préalable. (Figure 18).

Il est possible d’ajouter un numéro de compte plusieurs fois dans un groupe. Ceci peut être utile, si vous voulez prélever plusieurs membres d’une même famille en faisant des transactions séparées, tout en utilisant le même compte. Ci-dessous un example (Figure) 19.

Figure 19
Figure 19: un groupe avec des numéros de comptes identique
Importer des groupes

Vous pouvez importer une liste de numéros de compte dans un groupe. L’écran qui apparaîtra si vous cliquez sur ’Importer’, ressemble à celui grâce auquel vous avez importé votre carnet d’adresses. Vous pouvez traduire autant de colonnes que nécessaire à partir de votre fichier Excel. Si un numéro de compte existe déjà, IBANC l’ajoutera au groupe, sans changer le compte. Si le numéro de compte n’est pas encore enregistré dans le carnet d’adresses, IBANC l’ajoutera, pour ensuite l’ajouter au groupe sélectionné.

5 Faire des prélèvements par lots

Avec IBANC, vous pouvez faire des prélèvements par lots simplement, en suivant le guide ci-dessous :

  • Ajouter des transactions manuellement (voir section 2).
  • Importer des transactions à partir de fichiers Excel ou CSV.
  • Importer des fichiers CFONB et SEPA XML. (Édition Business ou plus).
  • Importer des fichiers BTL91 (Édition Ultimate).
  • Dupliquer un lot de prélevements.
  • Ajouter des groupes à un lot

Comment ajouter des transactions manuellement est expliqué dans la section 2.

5.1 Importer des transactions à partir de fichiers Excel ou CSV

Dans IBANC, il est facile d’importer des informations à partir de fichiers Excel ou CSV. Il n’est pas nécessaire d’avoir un format prédéfini puisque que vous pouvez désigner les colonnes à utiliser dans IBANC avec le profils d’importation. Vous désignez les colonnes et les champs que vous voulez importer d’Excel vers IBANC.

Pour vous aider à tester l’import de fichiers, veuillez consulter le lien ci-dessous :

Pour importer un fichier Excel ou CSV, cliquez sur "Importer" sur l’écran "prélèvements". Choisissez le fichier Excel- ou CSV que vous désirez importer. Un écran apparaît sur lequel vous pouvez choisir un profil d’importation. S’il y a des profils existants, IBANC tentera de choisir celui qui correspond le mieux au fichier que vous tenter d’importer. Vous pouvez voir un exemple dans la Figure 20.

Figure 20
Figure 20: Créer un profil d’import

Vous pouvez importer les colonnes du fichier Excel ou CSV en sélectionnant les flèches à gauche des champs. Sur l’écran, vous pouvez voir une liste de champs dans lesquels vous pouvez sélectionner les colonnes du fichier à importer. Dans l’exemple, vous pouvez voir que la colonne "iban" du fichier sera importé dans le champ "IBAN du créancier" dans IBANC. Vous n’êtes pas obligé de lier tous les champs. Si tous les comptes et mandats sont déjà dans le carnet d’adresses, les numéros IBAN et les montants sont suffisants. Les informations restantes seront complétées à partir du carnet d’adresses.

Vous pouvez choisir un format pour la date. Pour les fichiers CSV, il est nécessaire de le faire ; pour le format Excel, ce n’est pas obligatoire. Dans le format de la date, "y" identifie l’année, "m" le mois et "d" le jour. Par exemple, si les dates dans votre fichier sont indiquées de la manière suivante "31-07-2013", alors vous devez choisir le format dd-mm-yyyy.

Pour les fichiers CSV vous devez définir un signe de séparation des champs. Il est également possible de choisir un signe de séparation de décimal. Attention : Nous vous conseillons d’utiliser deux signes de séparations différents, pour ne pas confondre le signe de séparation de champs et le signe de séparation de décimal.

Quand vous aurez assigné les colonnes à importer, sauvegardez le profil. Tapez le nom que vous voulez utiliser derrière le champ "Nom" et cliquez sur "Sauvegarder le profil". Cliquez sur "Ok" pour importer le fichier. Ouvrez le lot importé en sélectionnant le lot et en cliquant sur "Modifier" (ou en double-cliquant). Le lot importé est alors ouvert. (Figure 21).

Figure 21
Figure 21: Un prélèvement importé

Vous pouvez voir ici que les transactions prévues ne sont pas encore prêtes. Pour chaque transaction, le montant manque. Ouvrez la première transaction et introduisez un montant, fermez et sauvegardez en cliquant sur "Ok". Vous pouvez remplir ce montant dans la colonne entière en faisant un clic droit sur le montant rempli. Un message apparaît, avec l’option "Utilisez la totalité de la valeur dans toute la colonne". Il est possible de transférer la valeur vers une partie de la colonne. Vous pouvez faire cela avec le filtre. Votre choix dans "Utilisez la totalité de la valeur dans toute la colonne" sera seulement appliqué aux transactions qui sont alors filtrées.

Si tous les montants sont remplis, les transactions (dans cet exemple) sont complètes. Il est possible que quelques adresses ne soient pas encore complétées dans le carnet d’adresses, ou que les mandats manquent dans le carnet d’adresses. Il est simple de les ajouter. Si vous êtes sûr que toutes les informations sont correctes, cliquez sur "Sélectionner tout", puis sur "Plus" et "Importer dans le carnet d’adresses".

5.2 Importer des transactions d’autres fichiers

Depuis l’écran général, vous pouvez cliquer sur "Importer", pour importer un lot de prélèvements,un lot de paiements, ou d’autres fichiers. IBANC reconnait généralement le type de fichier.

5.3 Ajouter des groupes

Une autre possibilité est l’ajout de groupes. Trouvez l’information pour la gestion des groupes dans section la 4.4. Un groupe comprend une liste de numéros de comptes, (un compte peut être présent plusieurs fois dans un groupe), éventuellement les montants par défaut, ainsi que la description (la référence structurée de créancier peut être remplie, mais nous le déconseillons si vous ne connaissez pas le symbole de la monnaie ou ISO). Ajoutez un groupe en cliquant sur "Ajouter un groupe" quand vous avez ouvert un lot. Vous voyez apparaître un écran correspondant à la Figure 22.

Figure 22
Figure 22: Ajouter un groupe.

Choisissez un groupe en cliquant sur la loupe à droite. Confirmez votre choix en cliquant sur "OK". (Figure 23).

Figure 23
Figure 23: Ajouter un groupe.

Vous pouvez choisir une date d’exécution pour le groupe entier. Si vous remplissez un montant, ce montant sera utilisé pour tout le groupe, même si le montant a déjà été rempli dans un autre écran. Si vous ne remplissez pas de montant, ceux définis par défaut seront remplis automatiquement pour toutes les transactions du groupe.

Figure 24
Figure 24: Faire un prélèvement avec un groupe importé.

5.4 Ajouter un compte à un groupe

Depuis la gestion par lot, vous pouvez ajouter un numéro de compte à un groupe. Pour faire cela, sélectionnez les transactions que vous voulez utiliser. Pour sélectionner plusieurs transactions, utilisez CTRL (sur Mac OSX la touche Apple). Cliquez ensuite sur "Plus" et sur "Ajouter au groupe". Choisissez le groupe dans lequel vous voulez ajouter les numéros de comptes. Ensuite, on vous demande si vous voulez ajouter des comptes qui sont déjà dans un groupe.

Si vous cliquez sur "Non", seuls les numéros de comptes n’étant pas encore membres d’un groupe, seront ajoutés. Si vous cliquez sur "Oui", les numéros de compte pourront être remplis plusieurs fois dans le groupe. Gérez vos groupes dans le menu général, en cliquant sur "Fichier" puis sur "Groupes". (Voir section 4.4).

5.5 Dupliquer un lot

Depuis l’écran général, vous pouvez dupliquer des lots, en sélectionnant le lot, et en cliquant sur “Dupliquer”. En faisant cela, vous copiez un prélèvement par lot. Le BatchID et le EndToEndID (numéro unique pour chaque transaction) auront un nouveau code.

Attention : Au cas où vous dupliquez des prélèvements avec type ”premier”, la copie aura également le type ”premier”. En sélectionnant tous les prélèvements, et en cliquant “Importer le carnet d’adresses”, vous pouvez régler cela. Ceci pour confirmer que le premier prélèvement a été géré.

5.6 Exporter vers SEPA XML

Quand toutes les transactions sont correctement remplies et que le lot de prélèvement est prêt à être exporté, pressez "Exporter vers SEPA". IBANC crée alors un fichier SEPA XML. Un message apparait confirmant que l’export est réussi. Cliquez sur "ok" pour sauvegarder le fichier XML. Vous avez la possibilité de changer le nom du fichier à votre convenance. Lorsque vous avez sauvegardé le fichier, IBANC vous montre le lieu où le fichier est sauvegardé.

Après l’export du fichier SEPA XML, ce fichier apparait dans la liste des fichiers format XML SEPA exportés. Si vous avez sauvegardé le fichier, IBANC contrôle s’il existe et si le contenu n’a pas changé. (Figure 25).

Figure 25
Figure 25: Un prélèvement par lot en ajoutant un groupe.

Si une croix rouge apparait, consultez cette croix avec le curseur de votre souris. La source du problème sera expliquée. Vous pouvez ouvrir le dossier du fichier en cliquant deux fois sur le fichier exporté.

Attention ! Vous êtes obligé de livrer les fichiers XML SEPA à votre banque ! Si vous ne savez pas comment le faire, consultez votre banque.

5.7 Générer des mandats automatiquement

Vous pouvez générer des mandats automatiquement pour des transactions dans lesquelles il n’y a pas de Mandat ID. Attention : essayez d’abord d’importer des mandats existants en sélectionnant ”importer le carnet d’adresses” dans le menu ”Plus”. Si vous générez des mandats, ils se verront attribuer automatiquement comme date de signature la date de la veille. Si besoin est, cette date peut être ajustée manuellement. Utilisez l’option "Importer vers le carnet d’adresse" (en cliquant sur "Plus") pour sauvegarder ces changements dans le carnet d’adresses. Le ID de mandat est un code unique pour chaque client, qui sera généré de façon aléatoire.

Vous pouvez importer des mandats dans le carnet d’adresses(consultez la section 4.3). Vous pouvez aussi importer la date de signature à partir d’un fichier Excel ou CSV. Vous pouvez également remplir les mandats manuellement dans IBANC.

5.8 Remplir automatiquement

Utilisez le bouton "remplir automatiquement" si votre prélèvement doit être rempli au fur et à mesure. Cette option exécute les options suivantes :

  1. Il accorde les mandats existans entre le créancier et le débiteur.
  2. Importe l’information vers le carnet d’adresses.
  3. Exporte l’information existante du carnet d’adresses.
  4. Générer des mandats si l’ID de mandat n’est pas rempli.(avec la date de la veille comme date de signature).
  5. Optionnel : Pour les mandats du type “Premier” prélèvement, vous pouvez confirmer que le prélèvement a eu lieu.

5.9 Exporter et imprimer

Vous pouvez exporter vos transactions et vos prélèvements facilement vers un fichier CSV ou Excel en cliquant sur le bouton "Exporter". De plus, vous pouvez prédéfinir le nom de colonnes ou acceptez ceux proposés. (Figure 26).

Figure 26
Figure 26: Faire un prélèvement en ajoutant un groupe.

vous pouvez modifier le noms des colonnes à votre convenance. Vous pouvez aussi utiliser un profil d’import. Le fichier exporté aura les même noms de colonnes que le fichier que vous avez importé. En cliquant sur "Ok" le fichier sera exporté. Vous pouvez choisir un nom de fichier. Par défaut, le fichier est exporté au format Excel (".xls"), mais vous pouvez choisir d’autres formats, par exemple CSV. Si vous utilisez une autre extension, le fichier sera exporté au format CSV.

Vous pouvez ouvrir le fichier avec Excel ou avec Libre-/OpenOffice. Ces logiciels sont capables d’imprimer des prélèvements par lots.

6 Faire des paiements par lots

Il est simple d’effectuer des paiements SEPA. La procédure est la même qu’avec les prélèvements. Cependant, la gestion des mandats ne concerne pas les virements. La partie droite de votre écran est utilisable pour les paiements. Pour plus d’information sur la gestion des lots, consultez : la section 5.

7 Configurations du système

Le logiciel IBANC est disponible pour les systèmes d’exploitation Microsoft Windows, Mac OS X, Linux.

  • Configurtion minimum du système : Microsoft Windows XP SP3 ou plus MAC : OSX 10.7.3 ou plus Linux : 32/64 bit Ubuntu/Debian/RedHat/CentOS 256MB capacité interne 300MB espace disque dur
  • Microsoft Windows XP SP3 ou plus
  • MAC : OSX 10.7.3 ou plus
  • Linux : 32/64 bit Ubuntu/Debian/RedHat/CentOS
  • 256MB capacité interne
  • 300MB espace disque dur
  • Configuration du système recommendée : Microsoft Windows XP SP3 ou plus MAC : OSX 10.7.3 ou plus Linux : 32/64 bit Ubuntu/Debian/RedHat/CentOS 512MB capacité interne 512MB espace disque dur
  • Microsoft Windows XP SP3 ou plus
  • MAC : OSX 10.7.3 ou plus
  • Linux : 32/64 bit Ubuntu/Debian/RedHat/CentOS
  • 512MB capacité interne
  • 512MB espace disque dur